Nachdem das Arbeitspensum für unseren PLACE for STRAYS seit unserer Gründung immer weiter gewachsen ist, kamen wir nicht umhin, uns neu zu strukturieren, Themenbereiche zusammenzufassen und Koordinatorinnen zu benennen. Dies erleichtert nicht nur unsere Kommunikation, verkürzt Entscheidungswege und sorgt auch für den Erhalt des familiären Feelings innerhalb des Gesamt-Teams.

Team Kommunikation

Tagtäglich gehen sehr viele Nachrichten auf unseren verschiedenen E-Mail-Konten ein. Das wichtigste E-Mail-Konto, unser allgemeiner Mail-Account info@placeforstrays.de, wird von Katja betreut. Sie beantwortet zeitnah alle dort eingehenden Nachrichten oder leitet diese an die richtigen Stellen weiter.

Damit deutsche und portugiesische Teammitglieder stets up to date sind, wird auch intern sehr viel kommuniziert. Hier arbeiten wir mit WhatsApp. Für jeden Themenbereich und jeden einzelnen Schützling wurden WhatsApp-Chats eingerichtet, in denen alle wichtigen Informationen ausgetauscht werden. Silja sortiert alle Informationen und Fotos zu den Schützlingen in die richtigen Chats ein, damit alle anderen sich die Informationen und Bilder nicht zusammensuchen müssen, sondern sie einfach aktuell im entsprechenden Chat finden.

Team Facebook

Bei der Gründung unseres PLACE for STRAYS hatten wir uns u.a. absolute Transparenz auf die Fahnen geschrieben. Alle Unterstützer/innen sollen immer zeitnah und umfassend über alle Geschehnisse vor Ort und die Entwicklung unserer Schützlinge informiert werden. Diese Berichterstattung erfolgt in erster Linie über unsere Außenauftritte in Facebook und Instagram. Während Instagram von unserer lieben Elena allein verwaltet wird, werden die fast täglichen Facebook-Postings von Anne, Ines und Sarah erstellt. Das monatliche „Finanzposting“, in dem wir neben allem, was im jeweils vergangenen Monat im PLACE for STRAYS los war, unsere Einnahmen und Ausgaben offenlegen, wird von Olivia und Caro geschrieben. Caro kümmert sich weiterhin um die Aktualisierung des Foto-Albums und des Profilbildes auf unserem FB-Account.

Team Homepage

Wie ihr hier sehen könnt, geben wir uns mit unserer Homepage viel Mühe. Für jeden Hund und jede Katze legen Laura, Laureen und Sarah ein eigenes Profil an, das fortlaufend mit aktuellen Informationen und Fotos befüllt wird. So lässt sich der Entwicklungsprozess eines Hundes oder einer Katze vom Eintritt in den PLACE for STRAYS bis zu deren Vermittlung in eine Familie gut nachvollziehen und Interessenten können sich ein gutes Bild von unseren Schützlingen machen. Alle anderen Seiten der Homepage, die nicht permanent aktualisiert werden müssen, werden von Smilla, Lara, Marcus und Jacqueline gepflegt. Wir hoffen, ihr habt viel Spaß mit unserem Werk! 🙂

Team Patenschaften

Unsere Arbeit für die Hunde und Katzen finanzieren wir in erster Linie über Spenden. Hier spielen das Patenschafts-Programm sowie die Namensauktionen nach der Neuaufnahme von Schützlingen eine große Rolle. Mit den hier eingenommenen Spendengeldern können wir unsere Fellnasen und Samtpfoten tierärztlich versorgen lassen.

Daniela erstellt und versendet die Paten-Urkunden und führt eine Liste aller Patenschaften, während Zoe und Judith die Patinnen und Paten regelmäßig mit Informationen zu ihren Patenhunden/-katzen versorgen.

Team Freiwilligen-Programm

Seit der Einführung unseres Freiwilligen-Programms erhält unser Team in Portugal wertvolle Unterstützung durch ehrenamtliche Helfer, die sich entweder in das auf dem Gelände des PLACE for STRAYS stehenden Mobilheims einmieten oder sich extern eine eigene Unterkunft suchen. Die Koordination dieses Freiwilligen-Programms obliegt Alessa und Lena.

Die auf dem E-Mail-Konto volunteer@placeforstrays.de eingehenden Anfragen und Bewerbungen werden zunächst von Cassandra, Nathalie, Alessa und Lena beantwortet. Die darauffolgenden persönlichen Gespräche mit den freiwilligen Helfern werden von Miriam und Madita geführt.

Team Vorkontrolle

Neben den vielen Gesprächen, die mit Adoptions-Interessentinnen und -Interessenten geführt werden, geht jeder Adoption eine obligatorische Vorkontrolle voraus. Bei dieser Vorkontrolle wird geprüft, ob die örtlichen, räumlichen, familiären und sonstigen Rahmenbedingungen den Haltungsanforderungen für Hunde und Katzen entsprechen.

Team Vermittlung und Transport

Um genau die passende Familie für jeden einzelnen Schützling zu finden werden einige Informationen benötigt. Hierfür finden ausführliche Gespräche zwischen den Adoptions-Interessentinnen/-Interessenten und unserem Vermittlungs-Team statt. Während Elena diese Gespräche mit Interessenten führt, die vor Ort in Portugal adoptieren möchten, betreuen Anna, Valentina und Jana die Interessentinnen und Interessenten in Deutschland.

Viele unserer Adoptanten leben in Deutschland, so dass wir unsere Schützlinge mit zuverlässigen Transportpartnern auf die Reise schicken. Bevor unsere Hunde oder Katzen jedoch ihr Ticket für den „happy bus“ lösen können, sind einige organisatorische Aufgaben zu erledigen. So kümmert sich Katja beispielsweise um die Buchung der Transportboxen und Lena erstellt einen WhatsApp-Chat für die Adoptanten, in dem sie während der Reise informiert.

Team Bestandsbuch / Adoptionsverträge

Jeder von uns aufgenommene Hund und jede Katze, der über Traces nach Deutschland reist, muss in einem sog. Bestandsbuch ausführlich dokumentiert werden. Diese Aufgabe liegt in den Händen von Marie-Lysann.

Wurde ein Schützling dann schließlich adoptiert, kümmert sich Jule darum, dass alle notwendigen Unterlagen und Informationen der Adoptanten vorliegen und stellt die Adoptionsverträge aus.

Team Finanzen, Buchhaltung, Mitgliederverwaltung

Mit der Gründung unseres Vereins und der Anerkennung der Gemeinnützigkeit haben wir auch einige Verpflichtungen zu erfüllen, so z. B. eine lückenlose Buchhaltung, die in einen Jahresabschluss mündet und dem Finanzamt vorgelegt werden muss. Alle Rechnungen werden von Katharina bezahlt und im Nachgang von Kerstin und Jacqueline verbucht, die auch die zugehörigen Belege sorgfältig ablegen.

Die Mitgliederverwaltung obliegt ebenfalls Kerstin. Und Caro erstellt die vierteljährlichen Info-Briefe, die an unsere Vereinsmitglieder versendet werden.